【プリンター大改革】ストレスなくPC(パソコン)で年賀状など作成しよう
家庭用のプリンターがうまく動かないときは
デスクワークに欠かせない事務機器と言えば、パソコンとプリンターが挙げられます。
パソコンで文書やグラフを作成しプリンターで出力すれば、立派な資料が完成しますので、そのふたつがあれば自宅でもどこでも作業ができると言っても過言ではないでしょう。 家庭でのパソコン普及率は高いですが、最近ではプリンターも１万円程度の安価で購入でき、機能も豊富できれいに印刷できるので、在宅で仕事をする人の必需品となってきています。
また、仕事だけでなく、年賀状のあて名を印刷したり、写真をプリントしたり、地域で利用するお知らせを印刷したりと、家庭にプリンターが１台あるととても重宝します。 ただ、パソコン内部だけで作業するのではなく、実際に紙面に印刷するプリンターはトラブルが起きやすいのがネックですよね。企業ならすぐに専門のスタッフや業者さんを呼ぶことができますし、定期的なメンテナンスもおこなわれますが、家庭で使用する場合はそれらも自分でしなければなりません。
そこで、パソコンを操作してプリンターで印刷する上で起こりやすいトラブルや、その解決方法についてまとめてみましたので、プリンターを利用している人はぜひ参考にしてください。
プリンターで発生しやすいトラブルとは
まずは、家庭用のプリンターに起こりやすいトラブルとその原因について探ってみましょう。
プリンターの用紙やインクなどが原因のもの、パソコンとの接続が問題になるものなど、いくつかの要因が考えられます。
1.1紙詰まりの発生や紙送りができないトラブル
プリンターで特に発生しやすく面倒なのが、印刷する用紙が詰まったり、紙送りができないなどの紙に関するトラブルです。
これは、オフィスなどで使われる業務用のプリンターでも非常に多く、頻発するとそのたびに紙を取り除いたり、印刷しなおしたりなどで作業が滞ってしまうやっかいなものです。
家庭用のプリンターは、比較的シンプルな構造をしているので、それほど多く紙詰まりが発生するというわけではありません。ですが、対処に慣れていないとどこを開いてどこから紙を取り除けばいいかわかりにくいので、用紙がどのように送られているのかなど、ある程度構造を把握しておくと後々楽になりますよ。
1.2インクの目詰まりやインクが反応しないトラブル
プリンター本体は安価で使いやすくなっていますが、家庭用のプリンターはインクの価格が高めなのがネックです。
そのため、メーカーの純正品ではなく、互換性のあるインクを購入している人も多いのではないでしょうか。
互換性のあるインクは、プリンターのメーカーのものではないので、たとえ問題なく使用できていても、印刷の色が薄かったりインクが反応しなかったりといったトラブルが発生しやすくなります。
特に、すぐにインクが切れてしまったり、目詰まりが起こりやすい場合などは、互換性のインクではなく純正品のものを使用した方が安全です。
1.3パソコンがプリンターを認識しない
パソコンで作った資料や取り込んだデータをプリンターで印刷する場合、パソコンとプリンターをUSBで接続したり、Bluetoothなどの無線でつなぐ必要があります。
ただ、プリンターの場合は有線・無線で接続すればすぐに使えるというわけではなく、プリンターのドライバーをパソコンにインストールし、印刷する機械として設定しなければなりません。 問題なのは、手順通りにインストールして設定したのにプリンターが認識されず、印刷先として選択できない、昨日までできていたのに急に印刷できなくなったなどのトラブルが発生することです。
会社なら詳しい人に聞けば教えてもらえますが、自宅だと自分で対処しなければならないので、時間のないときにエラーになると非常に焦りますね。
1.4パソコンから印刷できない
接続したプリンターがパソコンに認識されていて、印刷するプリンターとして選択できる場合でも、なぜか「印刷できない」状態にあることもあります。
よくあるのが、印刷の仕上がりを確認して「印刷」ボタンを押しても、プリンターが動き始めないないことです。
プリンターの不具合かと思って確認しても、プリンターに問題はなく、パソコン画面では印刷ボタンが押されてウィンドウが消えている・・・いったい何が原因なのかわかりにくいですよね。 そんな時は、パソコンで印刷の状況を確認してみましょう
印刷状況を確認するには、コントロールパネルを開いて、「デバイスとプリンター」を表示させ、使用しているプリンターをクリックしてみましょう。
すると、現在の印刷の状態が表示されます。ここを右クリックすると、一時停止や取り消しなどができますので、エラーなどで止まっている場合は一旦取り消しをして再度印刷してみましょう。
この状態表示がすぐに確認できないと、今の印刷状況がわからずに待ちぼうけになってしまいます。
プリンターだけで解決できる対処法
プリンターのトラブルには、紙やインクなどの物理的なものから、パソコンとの接続不良によるものなどの原因があり、それによって対処方法が異なります。
まずは、プリンター側だけのトラブルで、プリンターだけで解決できることからご紹介します。
2.1紙詰まりの取り除き方と予防法
印刷途中に何らかの理由で用紙が引っかかって、プリンターの内部にとどまってしまうのが紙詰まりです。外側にはみ出している場合もありますが、完全にプリンターの内部で詰まっている場合、外から見るだけではわかりません。
紙詰まりになると、その原因となっている紙を取り除かないと印刷は進みませんので、なんとかして紙詰まりを解消しましょう。 プリンターで紙詰まりが発生すると、どこで詰まっているのか表示されますし、最近の液晶画面のあるプリンターなら、詰まっている紙を取り除く手順も丁寧に指示してくれます。
ですので、まず用紙トレイを引き出したら画面を次の手順に送って、後ろのカバーを開けて、ストッパーを外して・・・と指示に従って順番に作業すれば、簡単に詰まっている紙を見つけることができます。
紙が見つかったら無理やり引っ張り出そうとせず、少しずつ力を加えて動かしていきましょう。力任せに引っ張って途中で破れてしまうと取り除きにくくなり、プリンターの内部に紙が取り残されてしまうことにもなりかねません。
焦らず、ゆっくり慎重におこないましょう。
紙を取り除けたら、また液晶画面の指示に従ってプリンターのカバーを元に戻していきます。ストッパーの留め忘れなどがあると、そのあと正常に作動しなくなりますので、戻すときも確実に順番におこないます。 紙詰まりは、印刷中にプリンターに衝撃を与えたり、印刷された紙が出てくるときに何かにぶつかて押し戻される場合に起こりやすくなります。
プリンターで印刷する際は、周辺を片付けて邪魔なものがないようにし、印刷中にプリンターに触らないようにしましょう。
また、用紙をセットする時にサイズの違う紙が入っていないか、用紙は多すぎないか、用紙が斜めになっていないかなどにも注意してください。
それらのことに気を付けていても頻繁に紙詰まりが発生する場合は、紙を送るローラーが汚れていたり、部品が劣化していたりすることが考えられるので、こまめに掃除をする、部品を交換するなどの対策を講じてみてください。
2.2インクによるトラブルの対策
インクの色の鮮やかさや濃さにはこだわらないという人でも、プリンターに合わないインクや品質の悪いインクを使用していると、プリンターが使えなくなるほどの不具合になることもあります。
特に、インクがそれほど減っていないのに頻繁に交換の表示が出る場合は、純正品のインクにしたほうがいいでしょう。
インクが残っているのに交換表示される場合は、一旦インクを取り外してそのまま挿し込めばまた認識されて使えるようになりますが、毎回だと面倒ですし、大きなトラブルになる前に対処した方が安心です。
色味がおかしくなったり目詰まりが発生したりする場合は、ノズルのチェックやヘッドクリーニングも試してみてください。
2.3古いプリンターの買い替えを検討する
パソコンにも言えることですが、プリンターもほかの家電と同じように使用頻度が高ければ部品が劣化していきますし、長年使い続けていれば寿命もやってきます。
5年以上使用していて、しょっちゅうトラブルが起こるという場合は、プリンター自体の寿命が近いのかもしれません。
今はプリンター本体はかなり安価で、高性能のものが購入できますので、使いにくさを感じてきたら買い替えるのも一つの選択肢です。
10年前のプリンターと最新型のプリンターでは、機能面で非常に大きな進化を遂げていますので、とても使いやすくきれいに印刷でき、作業効率も上がるのでおすすめです。
パソコンの設定が必要なトラブルの対処法
では次に、パソコンの設定や確認が必要なプリンターのトラブル対策についてご紹介します。
3.1パソコンとプリンターの接続不良の場合
パソコンから印刷しようとしても、該当のプリンターが選べない場合、プリンターがパソコンに認識されていない可能性が高いです。
USB接続の場合はコネクタを抜き差しして、反応がないか試してみましょう。パソコン側だけでなく、プリンター側のコネクタも見えにくい場合、抜けかかっている可能性があります。
Bluetoothなどの無線でつなぐ場合は、Bluetooth接続の一覧にプリンターが入っているか確認し、入っていないようならBluetoothに追加しなおしてみましょう。
プリンターの電源が入っているかどうかも、事前に確認してくださいね。
プリンターがパソコンに認識されているかどうかは、コントロールパネルのデバイスとプリンターに表示されます。使いたいプリンターを選んで「通常使うプリンターに設定」にチェックを入れれば、文書などを印刷する時に選べるようになります。
3.2プリンターのドライバーを再インストール
有線でも無線でもプリンターが認識されない場合、コントロールパネルのデバイスとプリンターから使いたいプリンターを選んで右クリックし、トラブルシューティングを実施してみましょう。
それでも解決しない場合や、プリンターそのものが見つからない場合は、プリンターのドライバーをインストールします。
これは、初めてプリンターを使用する際にもインストールしているものですが、パソコンのOSがアップロードしたときに、プリンターのドライバーが新しいOSに対応していない場合にも必要になります。
OSをアップロードしたらプリンターが使えなくなったという人は、ほとんどの場合これが原因と考えていいでしょう。 プリンターのドライバーをインストールするには、購入した際に付属しているディスクがあればそれを使用、ない場合はメーカーのホームページからダウンロードできます。
また、OSによっては使用できない場合もあるので（Windows7では使えても10では使えないなど）、パソコンやOSを変える際には、プリンターが使えるかどうかも事前に確認が必要です。
3.3印刷状態を確認して動作を選択する
コントロールパネルのデバイスとプリンターから、現在の印刷の状態を確認し、一時停止やエラーなどで止まっている場合、印刷しなおせば問題なく作動することもありますが、何度やってもエラーになることもあります。
そういう場合、とりあえずほかの文書を印刷してみることをおすすめします。 たとえば、画像や写真を印刷しようとしてエラーになってしまうのならば、文章だけのワードファイルを印刷してみるなど。
もし、ほかのデータを印刷できるようなら、プリンターの故障などではないということがわかります。
そのあと、印刷できないデータに戻って印刷ボタンを押し、プロパティで選択している用紙のサイズや種類を確認してみましょう。
もしかしたら、セットしている用紙とは異なる種類やサイズが設定されているかもしれません。
ほかにも、カラー印刷できないのにカラーが選択されているとか、ページ数に誤りがあるとか、印刷設定にミスがある可能性もあります。プリンターの異常だと決めつけずに、印刷するときは「印刷設定」にも十分注意して、正常に印刷できるように導いてあげましょう。
まとめ～パソコンとプリンター両方の状態をチェック
プリンターがうまく作動しないと、とかくプリンターの故障を疑ってしまいがちですが、実際はパソコンとの相性や接続が問題のこともあります。
プリンターの付属品であるインクや用紙の取り扱いや選び方、さらには接続するときの配線、つなぐパソコンのOS、印刷するときのプリンターの周辺環境など、さまざまな要因に注意しながら、作業しやすいように整えていけば、スムーズに印刷できるようになるでしょう。